Thành lập công ty hay còn gọi là thành lập doanh nghiệp, theo pháp lý, thành lập công ty là quá trình tạo lập một doanh nghiệp một cách hợp pháp theo quy định của pháp luật thông qua thủ tục pháp lý mà chủ doanh nghiệp hoàn thành tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Tại sao cần thành lập công ty?
Việc thành lập công ty mang lại nhiều lợi ích và quyền lợi quan trọng cho doanh nghiệp giúp cho doanh nghiệp hoạt động một cách hợp pháp, tăng độ tin cậy đối với khách hàng và nhà đầu tư. Ngoài ra, doanh nghiệp còn tạo được vị thế, địa vị trên thị trường giúp doanh nghiệp có nhiều cơ hội tiếp cận khách hàng và các doanh nghiệp lớn.
Vậy để thành lập doanh nghiệp mới cần các thủ tục và quy trình như nào? Dưới đây là chi tiết giấy tờ thủ tục, quy trình thành lập doanh nghiệp cho công ty mới chi tiết và đầy đủ nhất
Điều kiện cần và đủ để thành lập công ty
Để có thể thể thành lập công ty, tạo dựng một doanh nghiệp, bạn cần đáp ứng đủ 6 điều kiện sau đây:
Chủ thể thành lập doanh nghiệp phải hợp pháp
- Căn cứ theo pháp lý: Điều 17, Luật Doanh Nghiệp 2020 để đảm bảo người thành lập công ty có đủ năng lực pháp lý, người thành lập doanh nghiệp phải là người không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp như công chức, viên chức, sĩ quan, người chưa thành niên, người đang chấp hành phạt tù hay bị cấm kinh doanh,…
Ngành nghề kinh doanh phù hợp
- Căn cứ theo pháp lý: Điều 7, Luật Doanh Nghiệp 2020, Doanh nghiệp được phép kinh doanh những ngành nghề không bị cấm và phải nằm trong hệ thống mã ngành kinh tế tại Việt Nam. Ngoài ra, đối với các ngành nghề có điều kiện, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và điều kiện theo quy định của pháp luật như vốn pháp định, chứng chỉ hành nghề, giấy phép con, hoặc các yêu cầu khác liên quan đến an toàn, sức khỏe, môi trường…
Doanh nghiệp có thể tra cứu danh mục này tại Phụ lục IV của Luật Đầu tư 2020
Tên doanh nghiệp hợp lệ
- Căn cứ theo pháp lý: Điều 37,38,39,41, Luật Doanh Nghiệp 2020, Tên công ty phải đáp ứng các quy định hợp pháp như: không trùng lặp, không gây nhầm lẫn, không sử dụng từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục hoặc xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ. Điều này không chỉ giúp công ty hợp pháp hóa thương hiệu trên thị trường mà còn tạo sự khác biệt.
Xem thêm để nắm rõ cách đặt tên doanh nghiệp tại đây
Địa chỉ trụ sở chính hợp pháp
- Căn cứ theo pháp lý: Điều 42, Luật Doanh Nghiệp 2020, Trụ sở chính của công ty/doanh nghiệp phải là trụ sở có địa chỉ thuộc lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định cụ thể theo đơn vị hành chính (phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố), để đảm bảo liên lạc với khách hàng và nhà nước, trụ sở phải có số điện thoại, số fax và email (nếu có).
Vốn điều lệ và vốn pháp định
- Căn cứ theo pháp lý: Khoản 34, Điều 4 và Điều 75, 76, Luật Doanh Nghiệp 2020, Doanh nghiệp phải hoàn thành việc góp đủ số vốn điều lệ đã đăng ký trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu quá thời gian này mà vẫn chưa góp đủ vốn điều lệ, doanh nghiệp phải tiến hành các bước sau:
- Đăng ký thay đổi vốn điều lệ: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày hết hạn góp vốn, doanh nghiệp cần thực hiện việc đăng ký thay đổi vốn điều lệ.
- Việc không tuân thủ quy định này có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý, bao gồm bị xử phạt hoặc mất quyền lợi liên quan đến hoạt động kinh doanh. Do đó, doanh nghiệp cần phải theo dõi và đảm bảo việc góp vốn đúng hạn để duy trì hoạt động hợp pháp và hiệu quả.
Điều kiện về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
- Căn cứ theo pháp lý: Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
- Vì vậy, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải là người đủ 18 tuổi, đang không chấp hành án phạt tù, bị hạn chế năng lực hành vi theo pháp luật, không thuộc đối tượng bị cấm hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp nhưng mỗi người cần có quy định quyền hạn và trách nhiệm của từng người. Doanh nghiệp phải cập nhật thông tin về người đại diện cho các cơ quan chức đăng ký kinh doanh theo pháp luật của nhà nước, nếu có sự thay đổi cũng cần thông báo và cập nhật lại.
Quy trình đăng ký và các thủ tục thành lập công ty (luật áp dụng từ 08/03/2024)
Giai đoạn 1: Chuẩn bị đầy đủ thông tin giấy tờ thành lập doanh nghiệp
- Căn cứ theo pháp lý Điều 21, 22 Luật doanh nghiệp năm 2020 các công ty TNHH và Công ty Cổ Phần cần chuẩn bị đầy đủ thông tin giấy tờ để thành lập công ty/doanh nghiệp sau:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Mẫu theo quy định, điền đầy đủ thông tin về doanh nghiệp.
- Điều lệ thành lập doanh nghiệp: Bản điều lệ được ký bởi các thành viên hoặc người đại diện theo pháp luật
- Danh sách thành viên công ty (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên) / Danh sách cổ đông công ty (đối với công ty cổ phần)
- Giấy tờ cá nhân của người thành lập doanh nghiệp và người đại diện theo pháp luật: Bản sao Căn cước công dân/Chứng minh thư nhân dân, hộ chiếu của người thành lập doanh nghiệp.
- Danh sách người đại diện theo ủy quyền (Nếu có).
- Giấy ủy quyền của Giám đốc cho người đi nộp hồ sơ.
Giai đoạn 2: Soạn thảo, nộp hồ sơ và đăng bố cáo thành lập công ty
- Soạn thảo và chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ và hồ sơ ở giai đoạn 1
- Nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Nếu hồ sơ hợp lệ, công ty/doanh nghiệp của bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Đăng bố cáo thành lập công ty: Trong thời hạn 30 ngày sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây là thông báo công khai về việc thành lập công ty, để thông báo cho các cơ quan chức năng và cộng đồng về sự tồn tại của doanh nghiệp.
Giai đoạn 3: Làm dấu công ty, mở tài khoản công ty
Sau khi công ty/doanh nghiệp nhận được Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị: 1 bản sao (không quá 3 tháng) của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đó, sau đó liên hệ với công ty khắc dấu để được hỗ trợ.
Để mở tài khoản doanh nghiệp, bạn cần thực hiện theo các thủ tục và bước sau:
Bước 1: Doanh nghiệp đến trụ sở của ngân hàng cần đăng ký, hoặc doanh nghiệp có thể thể đăng ký qua website của ngân hàng.
Bước 2: Điền thông tin vào Hồ sơ mở tài khoản, bao gồm:
– Giấy đề nghị mở tài khoản thanh toán và đăng ký sản phẩm dịch vụ
– Bản sao y có dấu chứng thực của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mà doanh nghiệp đã nhận được
– Bản sao chứng thực cá nhân của đại diện pháp luật/chủ tài khoản và người được ủy quyền giao dịch (nếu có).
– Các chứng từ theo quy định khác của ngân hàng
Bước 3: Mang hồ sơ đến quầy giao dịch để hoàn tất quá trình mở tài khoản. Sau đó, nhân viên ngân hàng sẽ kiểm tra thông tin, hướng dẫn và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ nếu có cho doanh nghiệp.
Giai đoạn 4: Đăng ký chữ ký số, hoá đơn điện tử, khai báo thuế với cơ quan thuế
Đăng ký chữ ký số
Doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số để đảm bảo tính hợp lệ và pháp lý cho hóa đơn điện tử, theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Chữ ký số là yêu cầu bắt buộc khi khai báo bảo hiểm xã hội điện tử, theo Quyết định 838/QĐ-BHXH. Ngoài ra, theo Luật quản lý thuế 2019, doanh nghiệp cần chữ ký số để kê khai và nộp thuế qua phương tiện điện tử.
Chữ ký số phải được đăng ký với cơ quan thuế để đảm bảo tính hợp pháp cho các giao dịch trên.
Bước 1: Đăng nhập vào trang web: https://thuedientu.gdt.gov.vn/ và chọn “Doanh nghiệp”
Bước 2: Chọn phần đăng ký
Bước 3: Nhập mã số thuế vào ô yêu cầu và chọn tiếp tục
Bước 4: Sau đó, hệ thống sẽ yêu cầu bạn nhập thông tin người nộp thuế, hãy điền đầy đủ thông tin hệ thống yêu cầu. Sau khi điền thông tin xong, chọn “đọc CKS” và ấn “tiếp tục” để qua bước 5
BƯớc 5: Lúc này, hệ thống sẽ hiện ra cửa sổ “Nhập mã pin”, bạn hãy nhập mã pin sau đó ấn “Tiếp tục”
Bước 6: Trên màn hình sẽ hiển thị tờ khai Đăng ký giao dịch với cơ quan thuế bằng phương thức điện tử. Người dùng sẽ tiến hành kiểm tra độ chính xác của các thông tin trên tờ khai và chọn Ký và gửi. Cuối cùng, xác nhận thông tin chữ ký số để hoàn thành quá trình đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế.
Bạn cần kiểm tra lại độ chính xác của các thông tin trên tờ khai hiện trên màn hình của mình, sau khi các thông tin đã chính xác, bạn bấm chọn “Ký và gửi”
Bước 7: Cuối cùng, bạn hãy xác nhận thông tin chữ ký số là đã hoàn thành việc đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế.
Đăng ký hóa đơn điện tử
– Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm:
Lưu ý: 3 loại giấy tờ trên cần scan sau đó lấy bản scan của Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Hóa đơn điện từ mẫu, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử đưa vào chung một bản định dạng Word(.doc).
Các doanh nghiệp đã thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 sẽ nhận được thông báo từ cơ quan thuế, sau đó hãy tiến hành các bước dưới đây để đăng ký hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử:
Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ và điền các thông tin vào tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT), bao gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, thông tin liên hệ (người liên hệ, địa chỉ, số điện thoại, email).
Bước 2: Chọn hình thức hóa đơn điện tử: có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
Bước 3: Chọn phương án sử dụng HĐĐT có mã: dịch vụ trả phí hoặc không phải trả phí.
Bước 4: Chọn phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử.
Bước 5: Chọn loại hóa đơn cần sử dụng
Bước 6: Điền danh sách các chứng thư số sẽ sử dụng.
Bước 7: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có).
Bước 8: Hoàn thiện thông tin ngày, tháng, năm và ký tên người nộp thuế.
– Bạn sẽ nhận được thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua email đã đăng ký
– Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử theo Mẫu 01/TB-ĐKĐT (Phụ lục IB của Nghị định 123) để thông báo cho doanh nghiệp về việc hóa đơn điện tử của doanh nghiệp có được chấp nhận hay không chấp nhận.
Khai báo thuế với cơ quan thuế
Trước khi công ty khai báo thuế với cơ quan thuế, công ty cần hoàn thành 3 thủ tục sau:
1. Treo bảng hiệu tại trụ sở chính công ty
Theo quy định tại Điều 34 Luật Quảng Cáo, Biển hiệu của công ty phải có đầy đủ các nội dung:
- Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có);
- Tên cơ sở sản xuất, kinh doanh theo đúng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Địa chỉ và số điện thoại liên hệ;
- Biển hiệu có thể hiển thị logo đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền, diện tích logo không được vượt quá 20% tổng diện tích biển hiệu. Biển hiệu không được chứa thông tin hay hình ảnh quảng cáo cho bất kỳ loại hàng hóa hoặc dịch vụ nào khác (theo Điều 23 Quy chế hoạt động văn hóa và kinh doanh văn hóa công cộng).
2. Đăng ký chữ ký số (token)
Doanh nghiệp đăng ký chữ ký số để sử dụng rộng rãi trong các mục đích như là:
- Xác thực danh tính người ký trong các giao dịch điện tử.
- Đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho các tài liệu và giao dịch trực tuyến.
- Thay thế chữ ký tay trong môi trường kỹ thuật số, có giá trị pháp lý tương đương.
- Tiết kiệm thời gian, đơn giản hóa quy trình hành chính và giao dịch giữa các cá nhân, tổ chức và cơ quan nhà nước.
- Ngăn chặn giả mạo chữ ký và tài liệu, đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin đã ký kết.
3. Mở tài khoản công ty và nộp tiền vào tài khoản
Sau khi mở tài khoản doanh nghiệp, doanh nghiệp cần nộp tiền vào tài khoản để đóng lệ phí môn bài vào Kho bạc Nhà nước.
Sau khi đã hoàn thành 3 thủ tục trên, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ khai thuế lần đầu của doanh nghiệp:
- Quyết định bổ nhiệm Giám đốc.
- Quyết định bổ nhiệm Kế toán trưởng.
- Mẫu đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định.
- Tờ khai đăng ký hình thức kế toán và sử dụng hóa đơn.
- Bản photo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Bản photo CCCD/CMND/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật.
- Phiếu đăng ký trao đổi thông tin doanh nghiệp.
- Giấy ủy quyền (nếu có ủy quyền cho cá nhân nộp hồ sơ).
Xem thêm: Cách tính thuế TNDN theo phương pháp trực tiếp (% trên doanh thu)
Trên đây là các giấy tờ thủ tục, quy trình thành lập doanh nghiệp, công ty mới đầy đủ và chi tiết nhất. Doanh nghiệp nên tìm đến các đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp để được tư vấn và hỗ trợ thực hiện các thủ tục sau khi thành lập nhằm để đảm bảo đúng quy định pháp luật và giúp công ty vận hành suôn sẻ.
DHC với đội ngũ kế toán trưởng giàu kinh nghiệm, sẽ tư vấn các vấn đề sau thành lập, set up sổ sách kế toán và hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện các thủ tục thuế phù hợp với hoạt động kinh doanh. DHC luôn sẵn sàng đồng hành cùng các doanh nghiệp trẻ trên con đường phát triển.
