Hướng dẫn xử lý lập sai hóa đơn điện tử KHÔNG có mã

Lập sai hoá đơn điện tử là lỗi thường gặp ở các doanh nghiệp. Vậy khi lập sai hoá đơn điện tử không có mã doanh nghiệp phải là gì? Dưới đây là hướng dẫn xử lý lập sai hoá đơn điện tử không có mã.

Kiểm tra và xác định sai sót trên hoá đơn

• Tên công ty hoặc khách hàng:

• • Đảm bảo rằng tên chính xác và đúng định dạng. Có thể cần tra cứu lại tên công ty trên giấy phép kinh doanh để tránh sai sót.
  • Lưu ý các lỗi phổ biến như viết tắt không đúng hoặc tên sai thứ tự.

• Mã số thuế:

• • Kiểm tra mã số thuế của cả bạn và khách hàng, đảm bảo rằng không có số nào bị thiếu hoặc sai.
  • Sử dụng cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế để xác minh mã số thuế nếu cần thiết.

• Địa chỉ: 

• • So sánh địa chỉ được ghi trên hóa đơn với địa chỉ đăng ký kinh doanh của khách hàng. Lỗi địa chỉ có thể gây khó khăn trong việc xác định danh tính khách hàng và có thể ảnh hưởng đến việc tính thuế.
  • Lưu ý các thông tin bổ sung như tỉnh, thành phố, quận, huyện.

• Chi tiết hàng hoá, dịch vụ:

• • Kiểm tra các mục hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp, đảm bảo rằng mô tả rõ ràng và không mơ hồ.
  • Đảm bảo rằng số lượng và đơn giá được tính đúng và khớp với thỏa thuận ban đầu.

• Tổng số tiền:

• • Tính toán lại tổng số tiền và đảm bảo rằng các khoản thuế (như thuế GTGT) cũng được tính đúng.
  • Nếu cần, sử dụng bảng tính để đảm bảo tính chính xác.

• Thời gian lập hoá đơn: ngày lập hóa đơn phải chính xác, đặc biệt nếu có quy định về thời gian thanh toán hoặc báo cáo thuế. Đảm bảo không ghi nhầm sang ngày khác.

Lập hoá đơn điều chỉnh

• Không cần huỷ hoá đơn cũ: đối với hóa đơn chưa có mã, kế toán chỉ cần lập hóa đơn mới mà không cần hủy hóa đơn cũ.
• Sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử:

• • Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn đang sử dụng để tạo hóa đơn mới. 
  • Nhập đầy đủ thông tin chính xác vào từng mục.

• Ghi chú hoá đơn cũ:

• • Trong phần mô tả của hóa đơn mới, có thể ghi chú rõ ràng rằng hóa đơn này thay thế cho hóa đơn trước đó. Ví dụ: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số [số hóa đơn cũ] ngày [ngày lập hóa đơn cũ].”
  • Điều này không chỉ minh bạch mà còn giúp các bên liên quan dễ dàng theo dõi.

Gửi hoá đơn mới cho khách hàng

• Gửi hoá đơn điện tử: sử dụng chức năng gửi hóa đơn qua email hoặc qua hệ thống phần mềm hóa đơn. Đảm bảo rằng hóa đơn mới được gửi đến địa chỉ email chính xác của khách hàng.
• Thông báo và giải thích
• Xác nhận từ khách hàng: yêu cầu khách hàng xác nhận đã nhận được hóa đơn mới. Điều này giúp đảm bảo rằng cả hai bên đều có cùng thông tin.

Lưu trữ chứng từ

• Lưu trữ hoá đơn: lưu giữ bản sao của cả hóa đơn sai sót và hóa đơn điều chỉnh trong hệ thống quản lý chứng từ của bạn. Điều này cần thiết để có thể tra cứu và đối chiếu trong tương lai.
• Tổ chức và phân loại: 

• • Bạn có thể tổ chức tài liệu theo từng tháng, quý hoặc năm. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và kiểm tra khi cần thiết.
  • Xem xét sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử nếu có thể, điều này sẽ giúp bạn dễ dàng truy cập và bảo mật thông tin hơn.

Theo dõi quy định của cơ quan thuế

Căn cứ tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

• Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
• Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

• • Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
  • Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót, trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

• Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

Rút kinh nghiệm và cải thiện quy trình

Các vấn đề phát sinh

• Khách hàng không đồng ý với hoá đơn mới: trong trường hợp khách hàng không đồng ý với thông tin trên hóa đơn mới, bạn cần lắng nghe và giải quyết thỏa đáng. Có thể tổ chức một cuộc họp hoặc trao đổi để làm rõ vấn đề.
• Kiểm tra từ cơ quan thuế: nếu có kiểm tra từ cơ quan thuế liên quan đến hóa đơn sai sót, hãy chuẩn bị các tài liệu cần thiết để chứng minh rằng bạn đã thực hiện đúng quy trình điều chỉnh. Cung cấp đầy đủ chứng từ lưu trữ và các thông tin liên quan.

Xem thêm cách tính thuế thu nhập cá nhân 2024 tại: https://luatketoandhc.com/cach-tinh-thue-thu-nhap-ca-nhan-tu-nam-2024/